Last updated: 24/08/2026

At InFlowMotion, we take the protection of your personal data seriously. This Privacy Policy explains how we collect, use, store and protect your personal data.

1. Data controller

The data controller responsible for processing your personal data is:

Inflowmo ApS
CVR: 46116399
Møntmestervej 27
2400 Copenhagen NV
Denmark
Email: [email protected]

2. What personal data do we process?

Depending on the services you use, we may process information such as:

your name
email address
telephone number
membership and customer information
booking history and attendance at classes and courses
information about purchases, memberships, class passes, closed courses and Teacher Training
payment and transaction information
communications with us
information you choose to provide when contacting InFlowMotion

As a general rule, we do not receive your full payment card details. Payments are handled through our payment provider.

Please do not provide us with sensitive personal data, including health information, unless it is necessary in connection with a specific enquiry or service.

3. Why do we process your personal data?

We process your personal data in order to:

create and administer your membership and customer profile
manage bookings, class passes, closed courses, Teacher Training and other services
process and record payments
send necessary information concerning your bookings, payments, membership and purchased services
respond to enquiries and provide customer service
administer cancellations, no-shows and applicable fees
maintain our accounts and comply with legal obligations
manage and document potential claims or disputes

4. Legal basis

We primarily process your personal data where processing is necessary to enter into or perform our agreement with you under Article 6(1)(b) of the GDPR.

Certain information is processed in order to comply with legal obligations, including accounting and tax requirements, under Article 6(1)(c) of the GDPR.

In certain circumstances, we may process personal data on the basis of our legitimate interests under Article 6(1)(f) of the GDPR, including for customer service, documentation and the establishment, exercise or defence of legal claims.

Where processing requires your consent, we will obtain that consent separately. Consent may be withdrawn in accordance with applicable law.

5. Who do we share your personal data with?

We may share or make personal data available to service providers that help us operate InFlowMotion, including:

booking and membership systems
payment providers
IT, hosting and cloud service providers
accounting and bookkeeping systems
email and communications providers
professional advisers
public authorities where necessary or required by law

Where a service provider processes personal data on our behalf, we use data processors and enter into the necessary data processing agreements in accordance with applicable data protection law.

6. Transfers outside the EU/EEA

Some of our service providers may process personal data outside the EU/EEA.

Where personal data is transferred outside the EU/EEA, we ensure that the transfer is based on an appropriate legal mechanism and subject to the safeguards required by the GDPR.

7. How long do we retain your personal data?

We retain personal data only for as long as necessary for the purposes for which it was collected or for as long as required by applicable law.

Information relating to payments, invoices and accounting is retained for the period required under applicable accounting and tax legislation.

Customer, membership and booking information is deleted or anonymised when we no longer have a legitimate or legal need to retain it.

Information may be retained for longer where necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims.

8. Your rights

Under data protection law, you have a number of rights in relation to our processing of your personal data.

Depending on the circumstances, these may include the right to:

access the personal data we process about you
have inaccurate information corrected
have personal data erased
restrict the processing of your personal data
object to processing
data portability
withdraw your consent where processing is based on consent

These rights are not absolute and may be subject to limitations under applicable law.

To exercise your rights, please contact us at [email protected].

9. Complaints

If you are dissatisfied with the way we process your personal data, you are welcome to contact us first at [email protected].

You also have the right to lodge a complaint with the Danish Data Protection Agency (Datatilsynet).

10. Security

We implement appropriate technical and organisational measures to protect your personal data against loss, misuse, unauthorised access, alteration or disclosure.

11. Changes to this Privacy Policy

We may update this Privacy Policy if our processing of personal data changes or where necessary due to changes in applicable law.

The current version will be available on our website.

Privatlivspolitik

Senest opdateret: 24/08/2026

Hos InFlowMotion tager vi beskyttelsen af dine personoplysninger alvorligt. Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan vi indsamler, anvender, opbevarer og beskytter dine personoplysninger.

1. Dataansvarlig

Den dataansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger er:

Inflowmo ApS
CVR: 46116399
Møntmestervej 27
2400 København NV
E-mail: [email protected]

2. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Afhængigt af hvilke af vores ydelser du benytter, kan vi behandle oplysninger som:

navn
e-mailadresse
telefonnummer
medlems- og kundeoplysninger
bookinghistorik og deltagelse på hold og forløb
oplysninger om køb, medlemskab, klippekort, lukkede forløb og Teacher Training
betalings- og transaktionsoplysninger
kommunikation med os
oplysninger, du selv vælger at give os i forbindelse med din kontakt med InFlowMotion

Vi modtager som udgangspunkt ikke dine fulde betalingskortoplysninger. Betalinger håndteres via vores betalingsudbyder.

Vi beder dig om ikke at sende os følsomme personoplysninger, herunder helbredsoplysninger, medmindre det er nødvendigt i forbindelse med en konkret henvendelse eller ydelse.

3. Hvorfor behandler vi dine oplysninger?

Vi behandler dine personoplysninger for at:

oprette og administrere dit medlemskab og din kundeprofil
administrere bookinger, klippekort, lukkede forløb, Teacher Training og andre ydelser
gennemføre og registrere betalinger
sende nødvendige oplysninger om dine bookinger, betalinger, medlemskab og de ydelser, du har købt
besvare henvendelser og yde kundeservice
administrere afmeldinger, no-shows og eventuelle gebyrer
administrere vores regnskab og opfylde retlige forpligtelser
håndtere og dokumentere eventuelle krav eller tvister

4. Retsgrundlag

Vi behandler primært dine personoplysninger, fordi behandlingen er nødvendig for at indgå eller opfylde vores aftale med dig, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b.

Visse oplysninger behandles for at overholde retlige forpligtelser, eksempelvis krav efter bogførings- og skattelovgivningen, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra c.

I visse tilfælde kan vi behandle oplysninger på baggrund af vores legitime interesser, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, eksempelvis i forbindelse med kundeservice, dokumentation samt håndtering og forsvar af eventuelle retskrav.

Hvis en behandling kræver dit samtykke, indhenter vi dette særskilt. Et samtykke kan trækkes tilbage i overensstemmelse med gældende regler.

5. Hvem deler vi dine oplysninger med?

Vi kan dele eller gøre dine personoplysninger tilgængelige for leverandører, der hjælper os med at drive InFlowMotion, herunder:

booking- og medlemssystemer
betalingsudbydere
IT-, hosting- og cloudleverandører
regnskabs- og bogføringssystemer
e-mail- og kommunikationsleverandører
professionelle rådgivere
offentlige myndigheder, når dette er nødvendigt eller krævet ved lov

Når en leverandør behandler personoplysninger på vores vegne, anvender vi databehandlere og indgår de nødvendige databehandleraftaler i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesregler.

6. Overførsel af oplysninger uden for EU/EØS

Nogle af vores leverandører kan behandle personoplysninger uden for EU/EØS.

Hvis personoplysninger overføres til et land uden for EU/EØS, sørger vi for, at overførslen sker på et gyldigt retligt grundlag og med de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger i overensstemmelse med GDPR.

7. Hvor længe opbevarer vi dine oplysninger?

Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, oplysningerne blev indsamlet til, eller så længe vi er forpligtet til det efter gældende lovgivning.

Oplysninger vedrørende betalinger, fakturaer og regnskab opbevares i den periode, der kræves efter gældende bogførings- og skattelovgivning.

Kunde-, medlems- og bookingoplysninger slettes eller anonymiseres, når vi ikke længere har et sagligt eller retligt behov for at opbevare dem.

Oplysninger kan opbevares længere, hvis det er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav.

8. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger.

Afhængigt af omstændighederne kan du have ret til:

indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
at få urigtige oplysninger rettet
at få oplysninger slettet
at få behandlingen af dine oplysninger begrænset
at gøre indsigelse mod vores behandling
dataportabilitet
at trække et samtykke tilbage, hvis behandlingen er baseret på samtykke

Dine rettigheder er ikke absolutte og kan være begrænset i visse tilfælde efter gældende lovgivning.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på [email protected].

9. Klage

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til først at kontakte os på [email protected].

Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet.

10. Sikkerhed

Vi træffer passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod tab, misbrug, uautoriseret adgang, ændring eller offentliggørelse.

11. Ændringer til privatlivspolitikken

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik, hvis vores behandling af personoplysninger ændrer sig, eller hvis det er nødvendigt som følge af ændringer i lovgivningen.

Den til enhver tid gældende version vil være tilgængelig på vores hjemmeside.